ACT holding je mateřská společnost, která spojuje a podporuje několik dceřiných firem napříč různými obory. Naším hlavním zaměřením je fleet management a střednědobý pronájem aut, kde nabízíme spolehlivá řešení pro naše klienty
Asistent/ka jednatele – administrativa, koordinace a follow-up
Poloviční úvazek | Praha 1 - Muzeum | ACT / Taggart
Hledáme spolehlivého a pečlivého člověka, který pomůže jednateli s administrativou, koordinací úkolů, dodavateli, předvýběrem uchazečů a každodenním follow-upem.
Nejde o reprezentativní pozici „asistentky na oko“. Hledáme člověka, který umí věci dotahovat, hlídat termíny, připravovat podklady, komunikovat s lidmi a převezme operativní agendu a pomůže nám nastavit systém. Hledáme někoho, kdo těmto procesům vtiskne řád, aby se vedení firmy mohlo plně věnovat jejímu strategickému rozvoji.
Co budete dělat
Vaší hlavní rolí bude optimalizace a správa opakujících se procesů. Cílem je zefektivnit administrativu tak, aby fungovala hladce a předvídatelně s jasně nastavenými měřitelnými výstupy. Pozice je vhodná pro člověka, který hledá osobní spolupráci v kanceláři, ne vzdálenou administrativní práci z domova.
Konkrétně půjde hlavně o:
- hlídání termínů, úkolů a otevřených závazků,
- přípravu podkladů pro rozhodnutí,
- komunikaci s dodavateli,
- poptávky, urgence a porovnávání nabídek,
- evidenci rozpracovaných věcí,
- standardizace zadání a tvorba přehledných úkolů pro tým / dodavatele
- kontrolu, zda lidé dodali to, co slíbili,
- jednoduché administrativní úkony,
- osobní a organizační administrativu jednatele podle domluvy,
- přípravu krátkých shrnutí: co je hotové, co čeká, kde je problém a kde je potřeba rozhodnutí.
Cílem není, abyste jen přeposílal/a zprávy. Cílem je, abyste pomohl/a držet věci pod kontrolou a dotahovat je do konce.
Koho hledáme
Hledáme člověka, který je:
- velmi pečlivý,
- samostatný v rámci zadaných priorit
- spolehlivý,
- organizačně schopný,
- rychlý v komunikaci,
- důsledný v follow-upu,
- schopný pracovat s checklisty, tabulkami a úkoly,
- slušný, ale ne pasivní při urgencích,
- schopný přijít nejen s problémem, ale i s návrhem řešení.
Důležitější než titul je pro nás přístup, přesnost a schopnost dotahovat věci.
Co od Vás očekáváme
- dobrou znalost práce na PC,
- jistotu v e-mailové komunikaci,
- schopnost psát stručně, věcně a srozumitelně,
- základní práci s Google dokumenty / tabulkami. Excel a MS Office,
- schopnost udržovat pořádek v úkolech a termínech,
- diskrétnost,
- ochotu učit se interní systém a firemní procesy.
Výhodou je zkušenost z administrativy, asistentské pozice, back office, provozní koordinace nebo zákaznické podpory.
Co nabízíme
- práci na poloviční úvazek,
- stabilní zázemí firmy v oblasti autopůjčovny a fleet managementu,
- různorodou práci s reálným dopadem,
- přímou spolupráci s jednatelem,
- možnost postupně převzít více odpovědnosti,
- jasně definované úkoly a očekávání,
- prostor pro člověka, který má rád pořádek, systém a dotahování věcí.
Jak poznáme, že jste úspěšný/á
Po prvních týdnech by mělo být vidět, že:
- část administrativních úkolů už nejde přes jednatele,
- otevřené závazky jsou evidované a hlídané,
- dodavatelé jsou urgováni včas,
- podklady jsou připravené předem,
- opakované úkoly mají jasný postup,
- agendě jste dali jasnou strukturu a jednatel dostává přehledná shrnutí a připravené varianty řešení.
Místo a forma práce:
- Práce probíhá pouze osobně na centrále v Praze 1, ve výborné dopravní dostupnosti – v docházkové vzdálenosti od metra Můstek, Muzeum a Hlavního nádraží. Home office u této pozice není možný, protože role vyžaduje každodenní kontakt s jednatelem, týmem, podklady a provozem firmy.
- Forma spolupráce: poloviční úvazek
- Nástup: dle dohody
Jak se přihlásit
Pošlete nám stručný životopis a odpovědi na otázky:
- Jaké nástroje používáte pro evidenci úkolů, termínů nebo poznámek?
- Proč si myslíte, že byste byl/a vhodný/á právě pro roli, kde je důležitá pečlivost, follow-up a dotahování věcí?
- Popište konkrétní situaci, kdy jste musel/a hlídat více úkolů, termínů nebo lidí najednou. Jak jste si v tom udržel/a pořádek?
- Co uděláte, když dodavatel nebo kolega opakovaně nedodá slíbený podklad včas?
- Jak byste postupoval/a v situaci, kdy potřebujete urgentně posunout projekt/úkol dál, ale z objektivních důvodů Vám k němu v danou chvíli chybí část vstupních informací?