Specialista/ka vyúčtování a administrativy

Odpovědnost za celý proces vyúčtování svěřených nemovitostí

Kdo jsme

Ve FLET se staráme o celý životní cyklus investičních bytů – od vyhledání a financování přes rekonstrukci a pronájem až po jejich každodenní správu. Aktuálně máme ve správě přes 1200 bytů a za sebou 25 let zkušeností.

V nedávné době jsme se v počtu spravovaných bytů téměř zdvojnásobili, získali partnera v Penta Real Estate a prošli rebrandingem. Firmu dnes tvoří zhruba 70 kolegů v kanceláři ve Florentinu a tým brigádníků v terénu.

O pozici

S růstem portfolia roste i objem vyúčtování služeb a energií. Proto hledáme dalšího člověka, který převezme odpovědnost za vyúčtování svěřené části našich nemovitostí – od získání a kontroly podkladů až po hotové vyúčtování a jeho správnou evidenci.

Vyúčtování u nás není jen výpočet v Excelu. Musí se sejít faktury od dodavatelů, podklady od SVJ, evidenční listy, odečty měřidel, zaplacené zálohy i informace o skutečné době užívání bytu. Když něco chybí nebo nesedí, je potřeba zjistit proč a případ dotáhnout do konce.

Budete proto pracovat s čísly a dokumenty, ale také hodně komunikovat – s majiteli, podnájemníky, SVJ, správci domů, dodavateli energií i kolegy napříč firmou.

Co budete mít na starost

• Vyúčtování svěřených nemovitostí od podkladů až po uzavření případu. Budete zpracovávat výroční a konečná vyúčtování, kontrolovat zúčtovací období, skutečnou dobu užívání nemovitosti, zaplacené zálohy a náklady na elektřinu, plyn, vodu, teplo a další služby. Výsledné vyúčtování připravíte k odeslání, zaevidujete a potřebné informace předáte finančnímu týmu.

• Kontrolu správnosti a návaznosti podkladů. Budete kontrolovat faktury dodavatelů, vyúčtování SVJ, evidenční listy, odečty měřidel a další dokumenty. Ověříte, zda se vztahují ke správné nemovitosti a období, zda na sebe jednotlivé údaje navazují a zda jsou náklady, spotřeba a zaplacené zálohy uvedeny správně. Pokud něco nebude odpovídat, dohledáte příčinu a určíte, co je potřeba doplnit nebo opravit.

• Administrativu a komunikaci ve sdílené e-mailové schránce Správy. Budete zpracovávat příchozí požadavky a dokumenty, evidovat je, ukládat do interních systémů a aktivně vyžadovat chybějící podklady. Zároveň budete komunikovat s majiteli, podnájemníky, SVJ, správci domů a dodavateli, poskytovat informace o stavu vyúčtování a srozumitelně vysvětlovat jeho položky, přeplatky a nedoplatky. U každého požadavku pohlídáte, aby byl vyřízen nebo předán příslušnému týmu.

• Přehled nad svěřenou částí portfolia. Budete vědět, která vyúčtování jsou dokončená, kde čekáme na podklady a co je potřeba udělat dál. Součástí práce je průběžná aktualizace údajů v CRM, Excelu a dalších systémech, evidence komunikace a hlídání termínů.

• Spolupráci napříč firmou. Při zpracování vyúčtování budete spolupracovat zejména s finančním oddělením, správou nemovitostí a technickým týmem. Budete si s kolegy předávat podklady a informace tak, aby byly jednotlivé případy správně a včas dokončené.

A protože rychle rosteme, očekáváme také zdravě kritický pohled na to, jak práci děláme. Pokud uvidíte opakující se problém, zbytečně manuální krok nebo prostor pro lepší evidenci, chceme o něm vědět a hledat lepší řešení.

Koho hledáme

Hledáme člověka, který má rád pořádek v číslech a informacích a nenechá rozpracovaný případ zmizet někde mezi e-mailem, Excelem a CRM.

Důležitá je pro nás pečlivost, systematičnost a schopnost převzít odpovědnost za svěřenou agendu. Potřebujete si umět práci zorganizovat, aktivně dohledávat chybějící informace a komunikovat věcně a srozumitelně s klienty i kolegy.

Počítáme s uživatelskou znalostí Excelu, Outlooku a běžných kancelářských nástrojů. Naše interní systémy Vás naučíme.

Očekáváme, že zvládnete běžnou písemnou i ústní komunikaci v angličtině.

Zkušenost s vyúčtováním, fakturací, účetní nebo finanční administrativou, energiemi či správou nemovitostí je výhodou, ne podmínkou. Konkrétní postupy Vás dokážeme naučit. Pečlivost, spolehlivost a potřebu dotahovat věci do konce ale hledáme už při nástupu.

Co nabízíme

Přijdete do firmy, která se během krátké doby výrazně zvětšila a dál roste. Nebudete přebírat hotové postupy, které se roky nemění. Budete mít prostor procesy formovat, upozorňovat na věci, které nedávají smysl, a podílet se na tom, jak bude agenda vyúčtování s rostoucím portfoliem fungovat dál.

Pracujeme z kanceláře ve Florentinu v centru Prahy. Po zaučení počítáme s režimem 4 dny v kanceláři a 1 den home office týdně.

• férové finanční ohodnocení odpovídající Vašim zkušenostem a odpovědnosti, kterou v roli převezmete,
• 20 dní dovolené a po prvním odpracovaném roce dalších 5 dní volna navíc,
• 3 sick days ročně a placené volno v den narozenin,
• roční bonus navázaný na plnění KPI,
• podporu profesního rozvoje a vzdělávání
• zaměstnanecký referral a affiliate program – finanční odměny za doporučení klientů, investorů, nemovitostí nebo nových kolegů a zvýhodněné podmínky při využití služeb FLET pro vlastní bydlení, správu či prodej nemovitosti,
• MultiSport kartu a zvýhodněnou zaměstnaneckou kartu Dr. Max,
• příspěvek na Portu,
• zvýhodněný tarif od mobilního operátora,
• příspěvek na pořízení bezdrátových sluchátek,
• možnost využít firemní podnájem bez provize makléři a pouze s jednoměsíční kaucí,
• pravidelné firemní akce a teambuildingy,
• firemní notebook (Mac/Windows dle preference)

Jak bude výběr probíhat

Čeká Vás krátký úvodní telefonát a dvě navazující setkání – nejprve s vedoucí vyúčtování a poté s manažerkou oddělení. Celý proces chceme vést věcně, otevřeně a bez zbytečných mezikol.

Dává Vám tenhle typ práce smysl a máte rádi, když čísla, dokumenty i rozpracované případy mají svůj řád? Pojďme se poznat.