Asistentka – recepční

Proč by tě tahle pozice měla zajímat

Hledáme člověka, který se dokáže spolehlivě postarat o každodenní chod recepce a kanceláře. Někoho, kdo si všímá, co se kolem něj děje, umí si práci zorganizovat a věci řeší dřív, než se z drobnosti stane problém.

Na recepci budeš pracovat samostatně a budeš jedním z hlavních kontaktních bodů pro kolegy, návštěvy i dodavatele. Vedle recepční agendy budeš mít na starosti administrativu, společné prostory, část agendy vozového parku a každodenní provozní požadavky pobočky.

Je to práce pro člověka, který má rád pořádek a systém, ale zároveň si umí poradit ve chvíli, kdy se plán dne nečekaně změní.

Proč právě Seyfor

Budeš mít svůj prostor a odpovědnost - Recepci budeš mít na starosti samostatně. Potřebujeme proto člověka, který si dokáže zorganizovat den, určit priority a nepotřebuje průběžně zadávat jednotlivé úkoly.

Všimneš si, co je zrovna potřeba zařídit - Když dochází zásoby, společné prostory nejsou v pořádku, je potřeba objednat servis nebo něco zařídit pro kolegy, nebudeš čekat, až tě na to někdo upozorní. Všimneš si, zjistíš, co je potřeba, a začneš to řešit.

Budeš člověk, za kterým se chodí - Kolegové za tebou budou přicházet s nejrůznějšími provozními a administrativními požadavky. Nemusíš znát odpověď na všechno, ale potřebujeme, abys dokázal/a zjistit další postup a věc dotáhnout.

Práce je opravdu různorodá - Jeden den řešíš návštěvu, kurýra a objednávku do kanceláře, další servis kávovaru, parkování, firemní auto nebo přípravu interní akce. Součástí mohou být i pochůzky mimo kancelář.

Výsledek tvé práce je vidět - Fungující recepce, připravené zasedačky, doplněná kuchyňka, vyřešený servis nebo kolega, kterému jsi pomohla s provozním požadavkem. Spousta věcí funguje právě proto, že je někdo včas zařídil.

Co budeš určitě potřebovat:

• Zkušenost z recepce, administrativy, office managementu nebo podobné pozice.
• Samostatnost a schopnost organizovat si vlastní práci – na recepci nebude další kolega, který ti bude průběžně rozdělovat úkoly.
• Proaktivitu a všímavost – umět rozpoznat, co je potřeba udělat, a začít to řešit bez čekání na zadání.
• Schopnost určit si priority a dotahovat úkoly do konce, i když se během dne objeví něco neplánovaného.
• Dobrou znalost MS Office, zejména Wordu, Excelu a Outlooku.
• Angličtinu na úrovni, ve které samostatně zvládneš telefonický hovor, e-mail i běžnou komunikaci se zahraniční návštěvou.
• Komunikativnost a ochotu pomáhat kolegům s každodenními provozními a administrativními požadavky.
• Řidičský průkaz skupiny B a jistotu za volantem – potřebujeme aktivního řidiče, protože součástí práce jsou i pochůzky a vyřizování záležitostí mimo kancelář.
• Pravidelnou přítomnost v kanceláři – vzhledem k charakteru práce není u této pozice možný home office.

Náplň tvé práce trochu víc technicky:

• Samostatné zajištění každodenního chodu recepce a péče o návštěvy.
• Vyřizování telefonátů, e-mailů, příchozí a odchozí pošty, zásilek a komunikace s kurýry.
• Objednávání kancelářských a hygienických potřeb, občerstvení a drobného vybavení.
• Průběžná péče o kuchyňky, zasedací místnosti a společné prostory tak, aby byly čisté, doplněné a připravené pro kolegy i návštěvy.
• Koordinace drobných oprav, úklidu a servisních služeb a komunikace s externími dodavateli.
• Evidence služebních vozidel a klíčů a související administrativa.
• Správa přístupových karet, klíčů a rezervací parkovacích míst.
• Administrativní a organizační podpora kolegů a managementu podle aktuálních potřeb.
• Pomoc s přípravou interních akcí, školení, pohovorů a zahraničních návštěv.
• Příležitostné pochůzky mimo kancelář – například vyzvednutí zásilky, drobný nákup nebo vyřízení záležitosti na poště či u notáře.
• Řešení běžných nenadálých provozních situací a koordinace dalšího postupu s příslušnými kolegy nebo dodavateli.

U nás získáš:

• Zázemí české IT společnosti Seyfor.
• Moderní kanceláře u lukžáneckého parku s dobrou dopravní dostupností.
• Samostatnou roli, ve které budeš mít každodenní chod recepce a kanceláře ve svých rukou.
• Různorodou práci kombinující administrativu, komunikaci a praktické zajištění provozu kanceláře.
• Každodenní kontakt s kolegy napříč pobočkou i externími dodavateli.
• Možnost zapojit se do organizace interních akcí a dalších aktivit na pobočce.